A CÉH Zrt. mérnökiroda március 16-tól home office formában működik, a távmunkára való átállás hozzávetőlegesen 300 alkalmazott és külsős partner napi munkavégzését befolyásolta. "Rengeteg múlik most a vezetők hozzáállásán." - mondta el Spisák Attila, a CÉH zRt. IT és létesítmény üzemeltetési vezetője a KÉK Körképnek adott interjújában.

KéK Körkép: Mikor született meg a döntés a hagyományos irodai munka felfüggesztéséről, a home office bevezetéséről?

Spisák Attila: A híradások alapján mindenki számára nyilvánvaló volt, hogy mi közeledik felénk, miközben abban bíztunk, hogy valahogy mégse ér el minket a járvány. Az első lépéseket február közepén tettük meg, amikor is felmértük a szervezet és a munkavállalók felkészültségét az otthoni munkára. Úgy gondoltam, hogy bármi is történjék, tudnunk kell, hogy fel vagyunk-e készülve egy ilyen helyzetre, és ha nem vagyunk felkészülve, akkor miért nem, és mit kell tennünk. Számunkra kritikus a folyamatos munkavégzés, mert euróban számolva is milliárdos projektekben veszünk részt, nem csúszhatunk a határidőkkel.

KK: Hogy zajlott le az előzetes felmérés?

SA: Elkezdtük a projektek elemzését, a munkafolyamatok mélyebb áttekintését, vagyis az átállással kapcsolatos legfontosabb teendőket már ekkor elvégeztük. A személyzeti felmérés eredményét március elején kaptuk meg, ekkor már rendelkezésünkre álltak értékelhető adatok. Ebből kiderült, hogy a projektmenedzsmenttel foglalkozó részleg munkatársai, akik egyébként is site-okon, vagyis terepen dolgoznak és ritkán járnak be az irodába, maradéktalanul felkészültek a home office munkavégzésre. Az irodai környezetben dolgozók, a tervezőmérnökök esetében már felmerültek bizonyos problémák, elsősorban hardver és hálózat kérdésében, de ezeket is kezelhetőnek gondoltuk. Meg kell jegyeznem, hogy hatalmas előnyünk származott abból, hogy a cég fejlett informatikai rendszereket üzemeltet, igyekszünk a lehető legkorszerűbb megoldásokat alkalmazni, vagyis rendelkezésünkre állt a megfelelő háttér, nem kellett nagyot ugranunk. Hatalmas előny volt, hogy a cég az elmúlt évek során folyamatosan fejlesztette az informatikai hátteret, digitális transzformációt hajtott végre, melynek köszönhetően a különleges helyzetre adható megoldások rendelkezésre álltak. Ez persze utólag bizonyosodott be.

KK: Nehezen született meg a munkarend átalakításának döntése?

SA: Miután kitisztult a kép, már meglepően könnyen megszületett. Március 9-én elkezdtünk egy kísérleti tesztfázist, szétbontottuk a divíziókat és hazaküldtünk dolgozni csoportokat, hogy tesztelhessük a rendszert. Ez a tesztfázis március 9–13. között, több turnusban zajlott le, és rengeteg tanulságot hozott. Ugyanekkor felállítottunk egy ötfős operatív csoportot, amelyet az elnök-vezérigazgató, az általános vezérigazgató-helyettes, a gazdasági igazgató, a HR-vezető és én alkotunk, és a következő hétvégét teljes egészében az adatok elemzésével, tervezéssel töltöttük. Szerintem soha nem beszéltünk még annyit, mint azon a hétvégén, de minél többet beszéltünk, annál könnyebbé vált a döntés. Én már pénteken biztos voltam benne, hogy be kell vezetnünk a home office munkavégzést, és azt is tudtam, hogy készen állunk a változásra, de a döntés vasárnap született meg. Hétfőn pedig megkezdtük az átállást.

KK: Milyen informatikai rendszerek voltak érintettek?

SA: A mérnöki rendszert az iroda saját, nagy teljesítményű, stabil hálózata szolgálja ki. Erről a rendszerről már a legelején tudtuk, hogy nagy tartalékok vannak benne, képes lesz kiszolgálni a megváltozott igényeket. Ugyanakkor az általános csapatmunkaközpontot szolgáltató Office 365, azon belül is a Microsoft Teams felület terhelhetősége vetett fel bizonyos kérdéseket: nem lehetett tudni, hogy az adott kapacitású rendszer mit fog szólni egy nagyságrendekkel nagyobb terheléshez, hiszen más cégeknél is zajlottak hasonló változások. Ez volt a kritikus tényező, és az első héten voltak is fennakadások, de a szolgáltató nagyon gyorsan alkalmazkodott a megváltozott helyzethez, és komoly fejlesztéseket hajtott végre.

KK: Mire használják az MS Teams szolgáltatást?

SA: Ez egy univerzális szolgáltatás, egyesíti a csapat hatékonyságához szükséges felhasználókat, tartalmakat és eszközöket. A csoportmunkára optimalizált üzleti platformon tudunk kommunikálni egymással írásban, hangban és képben, meg lehet osztani képernyőket, közösen dolgozni fájlokon, a csoportba feltöltött fájlokat együtt kezelni stb. Bármilyen platformon elérhető, böngészőből, telepített alkalmazásból, laptopon, tableten vagy akár telefonon is.

KK: Miként osztják fel a feladatokat a két informatikai rendszer között?

SA: Az MS Teams elsősorban a kommunikáció, az egyeztetés, a meeting eszköze, maga a virtuális tárgyaló. A külsős partnerekkel is ezen a felületen igyekszünk tartani a kapcsolatot (szerencsére erre akkor is lehetőség van, ha a partner nem rendelkezik előfizetéssel). A mérnöki rendszer másként működik: létfontosságú az erős hardver, nagy erőforrás-igényű szoftverek futnak, ezt nem lehet megoldani egy laptoppal. Ezért távoli asztal elérést alkalmazunk, aminek az a lényege, hogy a home office-ban lévő kolléga gépe felcsatlakozik a benti, nagy teljesítményű számítógépre, és ezen dolgozik. Az otthoni gépen tulajdonképpen csak a benti számítógép monitorképe jelenik meg, így nincs nagy adatforgalom, nem kell hozzá nagy sávszélesség. Az irodaházunk most szinte üres (az első két hétben még fenntartottunk egy 10-12 fős ügyeletet az operatív ügyintézés miatt), de körülbelül 100 számítógép üzemel a házban; nem mondom, hogy távoli asztal eléréssel dolgozni 100 százalékban ugyanaz, mint az irodai gépen, de megszokható és működőképes.

KK: Adódtak nehézségek a megfelelő hardver és szoftver biztosításával kapcsolatban?

SA: Számos kollégának adtunk megfelelő számítógépet, mindenki kapott speciális hozzáférést, felkészítettük a gépeket szoftveresen a távoli asztal funkcióra, akinek erre szüksége volt, annak otthoni internetet biztosítottunk stb. De egyéb módon is támogatjuk az otthoni munkát: voltak, akik jól megszokott széküket vitték haza, sokan monitorokat kölcsönöztek az irodából, vagyis igyekeztünk az egyéni igényeket is kiszolgálni.

KK: Hogy történik a napi munkaszervezés, a munkaidő strukturálása, a feladatok kiosztása?

SA: A mérnökök kisebb-nagyobb csoportokban dolgoznak, ez projekttől is függ, mivel jelenleg körülbelül száz projektet futtatunk, vagyis vannak átfedések. A napi munkavégzés az adott munkakörtől, irodától, az éppen futó projekttől függ. Vannak, akik teljesen szabadon határozzák meg a munkaidejüket, de a csoportokban dolgozó tervezők esetében a munkatársak meghatároztak egy úgynevezett törzsidőt. Ezekben az órákban mindenki elérhető, ilyenkor zajlanak a szakmai egyeztetések. A projektmenedzser munkatársainknak jelentősen átalakult a munkaideje. Ők terepen dolgoznak, ezért a hivatalos munkaidő előtt, ebédszünetben vagy munkaidő után járják be az építkezési területeket, hogy csökkentsük a fertőzés veszélyének kockázatát. Hasonlóan egészségvédelmi okokból védőfelszereléssel láttuk el a terepen dolgozó munkatársakat, biztosítjuk számukra a teszteket, illetve a magánegészségügyi szolgáltatásokat. Emellett bevezettük a kontaktlistát: a terepen dolgozó munkatársak mindennap naplózzák, hogy kikkel kerültek személyes kontaktusba, így az esetleges fertőzéseket is vissza lehet követni.

KK: Miként monitorozzák a munkavégzés hatékonyságát?

SA: Vezetünk munkaidő-nyilvántartást, de ennek az elsődleges oka nem az ellenőrzés (sosem volt kérdéses, hogy megbízunk a kollégáinkban, mert eleve olyan szakemberekből állítottuk fel a csoportokat, akikhez nem kellett blokkolóóra), hanem az adott projekt hatékonyságának vizsgálata. A fent ismertetett rendszerben az elvégzett munka napi szinten követhető. Azon munkatársak esetében, akik a távoli hozzáférés miatt nem tudják úgy ellátni a feladataikat, mint rendesen, bővítettük a kötelező oktatások körét, kitöltendő az esetleges holtidőket, illetve a tudás jövőbeni megtérülésében bízva… Már a válság elején eldöntöttük, hogy senkitől nem szeretnénk megválni, a körülményektől függetlenül megtartjuk a munkatársakat.

KK: Milyen tapasztalatokat szereztek a home office hatékonyságát illetően?

SA: Mindent összevetve az emberek egy picit még többet is dolgoznak home office-ban, mint irodai környezetben. A jelenlegi állapotban, öt hét után szerintem 10 százalék körüli a hatékonyságvesztés az irodai munkavégzéshez képest, de ez elsősorban a karanténnal járó nehézségek miatt van.

KK: Milyen nehézségekről beszélünk, és milyen megoldásokkal álltak elő?

SA: A családos kollégáknak most nyilván nehezebb az otthon lévő gyerekek miatt. Aki egyedül él, annak pedig a kapcsolat hiánya miatt. Ez a helyzet megköveteli a vezetőség részéről is a rugalmas hozzáállást, alkalmazkodnunk kell az egyéni helyzetekhez. Emiatt több meetinget kell tartani, többet kell kommunikálni, esetenként motiválni a kollégákat. Ilyenkor a vezetők felelőssége, hogy ismerjék az embereket, nyomon kövessenek, odafigyeljenek a munkatársakra, felismerjék azt, ahol komoly problémák alakulhatnak ki. Igyekszünk minden segítséget megadni, akár a bevásárlásban is, ha úgy adódik – a célunk az, hogy optimális környezetet teremtsünk a hatékony munkavégzéshez. Ennek az is része, hogy ha gond adódik, tudunk biztosítani átmeneti irodát. Létrehoztunk ugyanis egy kis irodát, ahol biztonságosan dolgozhatnak azok a kollégák, akik számára az otthoni munkavégzés átmenetileg gondot jelenthet. El kell fogadni, hogy a családoknak is időt kell adni, jelen körülmények között nem várhatjuk el a mérnököktől, hogy folyamatosan dolgozzanak.

KK: A megváltozott körülmények, az új protokoll minden bizonnyal a vezetőség munkáját is befolyásolta.

SA: A menedzsment is nagyobb terhelés alatt áll, új problémákat kell megoldani, adódnak váratlan kihívások. Rengeteg múlik most a vezetők hozzáállásán: az ötfős operatív csoport képes gyorsan tájékozódni és meghozni a döntéseket, és mindenki, az elnök-vezérigazgató is kiveszi a részét a közös munkából. Itt ki kell emelnem a kommunikáció, a tájékoztatás szerepét: fontos, hogy egyetlen kolléga se érezze magát elszigetelve, hogy mindenki tudja, hogy számíthat a menedzsment támogatására. Az irodavezetők és az igazgatók minden héten videóüzenetet készítenek a munkatársaknak, rövidesen bevezetjük a fogadóóra lehetőségét, amikor közvetlenül az igazgatókkal beszélhetnek a munkatársak. Az MS Teams felületen a közösségi életet is támogatjuk, lehetőséget adunk magánjellegű csoportos chatekre, videókonferenciákra, vagyis az IT infrastruktúra egy részét a munkatársak magánjellegű kapcsolatainak intézésére tartjuk fent. Ez így sokkal biztonságosabb, mint ha kevésbé megbízható csatornákon, kevésbé megbízható szoftverek segítségével kommunikálnának.

KK: Előbb vagy utóbb véget fog érni a járványügyi válsághelyzet. Szándékukban áll fenntartani a home office protokoll bizonyos elemeit?

SA: Minden előremutató megoldást megtartunk, amit most elsajátítottunk. Rengeteget tanultunk ezekben a hetekben, komoly fejlődésen megy át a cég, és az újonnan szerzett tudást fel fogjuk használni a hatékony munkavégzés érdekében, a kollégák támogatására. A jelenlegi helyzet senki számára nem mondható kedvezőnek, de a jó dolgokat fel kell ismerni és meg kell tartani.