Kostenoptimierung ist eines der zentralen Elemente von Bau- und Immobilienentwicklungsprojekten. Deshalb ist ein professionelles Projektmanagement bereits zu Beginn einer Entwicklung besonders wichtig, denn es kann dazu beitragen, eine Investition nachhaltig und rentabel zu machen. Statt einer kurzfristigen Betrachtung rückt zunehmend der gesamte Lebenszyklus von Gebäuden in den Fokus. Über das Wesen der Kostenoptimierung, strategisches Denken, die wichtigsten Aspekte von Ausschreibungen, digitale Lösungen, Risiken und Wertschöpfung sprachen wir mit Árpád Kégl und Miklós Horváth, Experten des Projektmanagementbüros der CÉH zRt.


Bei jedem Bau- und Immobilienentwicklungsprojekt ist eine grundlegende Frage, wie sich die Investitionskosten zu den Einnahmen verhalten. Doch wie lässt sich die Gesamtkostenhöhe einer Investition im Voraus professionell bestimmen?

KÁ: Die Größenordnung wird bereits in der Vorbereitungs- und Planungsphase festgelegt. In dieser Phase kann die Kostenstruktur des Projekts unter Berücksichtigung der Bauherrenziele am effektivsten gestaltet werden, auch wenn sich im Laufe des Prozesses natürlich Änderungen ergeben können. Die Kosten im weiteren Sinne werden unter anderem durch Terminplanung, Technologie und Qualität beeinflusst; betrachtet man den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes, gehört auch der Betrieb dazu. Deshalb ist es zu Beginn einer Entwicklung besonders wichtig, dass der Investor von einem kostenbewussten Projektmanager unterstützt wird, der den gesamten Prozess im Einklang mit den übergeordneten strategischen Zielen betrachtet. Im Projektmanagementansatz der CÉH zRt. erscheinen Kosten, Terminplanung, Qualität und Betreibbarkeit daher nicht getrennt voneinander, sondern als miteinander verbundenes Entscheidungssystem.


Welche Vorteile hat es für einen Investor, im Sinne der Kostenoptimierung einen Projektmanager einzubeziehen?

KÁ: Das Projektmanagement kann nur wenige Prozent der Gesamtkosten ausmachen, während allein die Baustelleneinrichtungskosten – also etwa Baustelleneinrichtung, Kraneinsatz, Zaunbau und Ähnliches – bis zu 10 Prozent betragen können. Ein von Beginn der Investition an eingesetztes gutes Projektmanagement kann durch eine gute Terminplanung diese Kosten sofort erheblich reduzieren. Damit zahlt sich seine Arbeit bereits zu Beginn des Projekts aus. Dasselbe gilt für die Auswahl hochwertiger Materialien oder die Festlegung der Bautechnologie: Diese Posten können im gesamten Bauprozess erhebliche Einsparungen ermöglichen.


Worin bietet Kostenoptimierung tatsächlich mehr als eine einfache Kostensenkung?

KÁ: Kostensenkung konzentriert sich nur auf den Preis: Das verbaute Material oder die Konstruktion soll günstiger sein. Mit Optimierung schaffen wir hingegen zusätzlichen Wert, denn wir betrachten nicht mehr nur die Investitionskosten, an denen einfach Einsparungen vorgenommen werden, sondern den gesamten Lebenszyklus der Entwicklung. Dadurch werden auch später anfallende Kosten wie Wartung oder Energieverbrauch berücksichtigt.


HM: Die grundlegende Frage lautet, welche weiteren Folgen eine bestimmte Kostensenkung – zum Beispiel bei der Materialbeschaffung – für Termine, Qualität und spätere Betriebskosten hat. Man muss also unbedingt perspektivisch denken. Eine Entwicklung und später auch den Betrieb der Immobilie kann man mit einer kurzfristigen Denkweise nicht erfolgreich managen. Es ist günstiger, Fachleute frühzeitig einzubeziehen, also die Kosten bereits in der Planungsphase zu optimieren, als erst in der Bauphase. Insgesamt begleitet das Projektmanagement die gesamte Investition, denn die Kosten lassen sich am Anfang gut eingrenzen und auf dieser Grundlage können fundierte Entscheidungen getroffen werden.


An welche konkreten Aspekte können wir denken, die zu erheblichen Kostensenkungen führen können?

HM: Dazu zählen die Bauweise, die Gebäudetechnik und die Elektrotechnik. Wichtig ist also, das gewünschte Anforderungsniveau genau zu definieren und die Grunddaten festzuhalten. Bei der Heizung und Kühlung eines Gebäudes kann beispielsweise schon eine Abweichung von plus/minus einem Grad zu erheblichen Kostenunterschieden führen. Es kann vorkommen, dass ein Gebäude im Verhältnis zur einzubauenden Technologie überdimensioniert wird. In diesem Fall kann auch der Grundriss des Gebäudes auf die Technologie optimiert und dadurch Kosten reduziert werden. Auch durch die Wahl der Gründungsart und die Platzierung des Gebäudes auf dem Grundstück, die den Umfang der Erdarbeiten beeinflussen kann, lässt sich optimieren. Es gibt zahlreiche Faktoren, deren Änderung während der Bauausführung äußerst kontraproduktiv sein kann, weil sie Kostensteigerungen verursachen kann.


Wie entscheidend kann die für die Ausführung ausgeschriebene Ausschreibung selbst sein? Kann es vorkommen, dass der Investor die Rahmenbedingungen für die am Wettbewerb teilnehmenden Unternehmen nicht präzise genug formuliert?

KÁ: Eine professionelle Ausschreibung ist sehr wichtig. Wenn wir den Auftragnehmer beispielsweise in einen übermäßig optimistischen, unrealistischen Terminplan drängen, den er später nicht einhalten kann, kann die Anpassung des Terminplans zu Kostensteigerungen führen. Außerdem kann es vorkommen, dass der Bauherr zwischenzeitlich auftretende Risiken auf den Auftragnehmer übertragen möchte. Es ist also auch eine strategische Frage, welche Risiken der Entwickler auf die Auftragnehmer überträgt und welche Risiken er selbst übernimmt, denn jedes übertragene Risiko hat oder kann seinen Preis haben. Als Beispiel seien Wechselkursschwankungen genannt, die die Materialpreise beeinflussen.


Es ist also nicht nur bei der Ausschreibung, sondern später auch bei den Unternehmerverträgen Sorgfalt geboten. Worauf muss man achten?

KÁ: Wenn das vertragliche Rahmenwerk nicht ausgewogen ist, also die Risiken einseitig bei einer Partei gebündelt werden, muss diese Partei die potenziell entstehenden Verluste allein tragen. Das kann etwa ein zu stark gedrückter Preis bei einer bestimmten Arbeitsphase oder bei Materialkosten sein. Ein sehr gutes Instrument zur Behandlung solcher Probleme kann eine FIDIC-basierte Vereinbarung sein, deren ausdrückliches Ziel es ist, für beide Parteien ein ausgewogenes vertragliches Rahmenwerk zu schaffen.


Wenn wir schon bei den Risiken sind: Wie lassen sich die zuvor erwähnten Änderungen, die sich etwa auf Wechselkurse, Rohstoffpreise oder Kapazitäten beziehen, tatsächlich steuern?

HM: Während der Pandemie haben wir beispielsweise bei bestimmten Materialien eine Preisindexierung angewendet. Das bedeutete, dass Auftraggeber und Auftragnehmer im Falle einer Preisänderung die Mehrkosten in einem vorab festgelegten Verhältnis untereinander aufgeteilt haben. Preisrisiken lassen sich grundsätzlich durch Rücklagenbildung abfedern. Alternativ kann der Investor dem Auftragnehmer Lagerhaltungsmöglichkeiten oder eine Vorauszahlung bereitstellen, damit hochwertige Materialien im Voraus beschafft und gelagert werden können. Beim Kapazitätsrisiko kann die Lösung darin bestehen, dass wir bei einem gut vorbereiteten Projekt bereits im Vorfeld mit dem potenziellen Unternehmerkreis kommunizieren und abstimmen, damit sich der Markt rechtzeitig auf die anstehende Investition vorbereiten kann.


Kehren wir noch einmal zur Ausschreibung zurück, denn eine gute Strategie kann der Schlüssel zum Erfolg einer Investition sein. Wie sieht eine gute Ausschreibungsstrategie aus?

KÁ: Eine gute Strategie hilft dabei, eine Ausschreibung nach mehreren Kriterien durchzuführen, bei der nicht nur der Preis, sondern unter anderem auch Qualität, fachliche Kompetenz und Termine miteinander konkurrieren. So kann insgesamt das beste Angebot ausgewählt werden und nicht einfach nur das günstigste, das später noch Überraschungen bereithalten kann. In einer Ausschreibung können auch die Rahmenbedingungen selbst in den Wettbewerb einbezogen werden, denn wie bereits erwähnt, haben übertragene Risiken ihren Preis. Auch ein realistischer Zahlungsplan ist wesentlich: Gibt es eine Vorauszahlung, in welchem Rhythmus erfolgen die Zahlungen? Diese Aspekte müssen im Rahmen der Ausschreibung berücksichtigt werden. Insgesamt können auf der Grundlage gründlich definierter Auftraggeberanforderungen realistische und vergleichbare Angebote eingeholt werden.


Auch die Technologie dürfen wir nicht vergessen. Wie unterstützt das immer weiter verbreitete BIM, also Building Information Modelling, eine genauere Kostenplanung?

HM: BIM unterstützt die Projektmanagement- und Planungsarbeit der CÉH zRt. in vielerlei Hinsicht. In BIM-basierten Prozessen können die Fachdisziplinen koordinierte, qualitativ hochwertige Pläne erstellen. Dadurch können wir mit hoher Sicherheit davon ausgehen, dass diese kollisionsfrei sind und weniger Fehler enthalten. In der Ausführung müssen folglich weniger Probleme behandelt werden und es ist mit weniger Nachträgen zu rechnen. Darüber hinaus unterstützt BIM auch die Erstellung präziserer Kostenberechnungen, und Änderungen zwischen den Fachdisziplinen lassen sich leichter erkennen. Insgesamt ist es in diesem integrierten System, in dem alle Fachdisziplinen gemeinsam abgebildet werden, einfacher, Änderungen nachzuverfolgen und ihre Auswirkungen zu analysieren.


Heute scheint sich alles um künstliche Intelligenz zu drehen. Wie kann sie in der Kostenoptimierung genutzt werden?

HM: Künstliche Intelligenz kann einerseits bei der Prüfung, dem Vergleich und der Bewertung von Plänen und Kostenberechnungen helfen, aber auch bei der Einschätzung der Folgen einzelner Änderungen. Wir nutzen diese Lösungen ebenfalls, denn heute verfügen bereits viele Planungs- und Ingenieursoftwarelösungen über KI-basierte Funktionen. Sie sind damit schon Teil unseres Arbeitsalltags geworden.


Betrachten wir Investitionen abschließend aus einer größeren Perspektive. Wir haben bereits darüber gesprochen, dass der Lebenszyklusansatz auch ein geeignetes Zukunftsbild bieten kann. Doch wie ist das konkret zu verstehen?

KÁ: Wir betrachten die Entwicklungskosten einer bestimmten Investition gemeinsam mit der Kostenkalkulation für den gesamten Lebenszyklus. Deshalb ist es wichtig, bereits in der Projektvorbereitungsphase mehrere Szenarien zu prüfen. Der Investor muss das Projekt insgesamt bewerten und kann anschließend zwischen verschiedenen Varianten entscheiden, nach welcher Strategie entwickelt werden soll. So können beispielsweise höhere Baukosten später zu Einsparungen bei den Betriebskosten führen, während eine günstigere Bauausführung mit höheren Instandhaltungskosten verbunden sein kann.


HM: Einfach gesagt: Wenn wir ein Gebäude dämmen, ist das teurer, als wenn wir es nicht dämmen. Durch die Dämmung können jedoch jedes Jahr Heizkosten eingespart werden. Betrachtet man den gesamten Lebenszyklus, amortisieren sich die Kosten nach einer gewissen Zeit. Es kann aber auch ein anderer Aspekt relevant sein: Der Investor verwendet den Betrag, der für die Wärmedämmung vorgesehen wäre und mit dem Heizkosten eingespart würden, stattdessen dafür, in dem jeweiligen Betrieb eine weitere Maschine aufzustellen. Dadurch kann er mehr produzieren, was sich später besser rentieren kann, als Heizkosten einzusparen. Diese Aspekte müssen also zu Beginn des Projekts umfassend geprüft werden. Wir betrachten einen einzelnen Posten nicht isoliert und wollen eine bestimmte Kostenposition nicht für sich allein reduzieren. Vielmehr betrachten wir die Prozesse unter Abwägung aller Gesichtspunkte umfassend und optimieren sie bezogen auf den gesamten Lebenszyklus.


Quelle des Artikels: redaktioneller Beitrag, erschienen auf Economix.hu am 22. Juni 2026.