Der Erfolg von Investitionen wird häufig bereits durch die ersten Entscheidungen bestimmt. Darüber sprachen wir mit den leitenden Experten der CÉH zRt., einem Projektmanagement-Partner auf Investorenseite: Árpád Kégl und Miklós Horváth.

Bei Bauinvestitionen werden die Kosten auch heute noch häufig so betrachtet, als würden sie sich in erster Linie in der Ausführungsphase entscheiden. In der Praxis wird die Größenordnung der endgültigen Projektkosten jedoch bereits wesentlich früher, in der Vorbereitungs- und Planungsphase, durch die Entscheidungen des Investors bestimmt. Nach Ansicht der Experten der CÉH zRt. ist Kostenoptimierung daher kein „Feuerlöschen” während der Ausführung, sondern eine Projektmanagement-Aufgabe, die bereits ab den ersten Entscheidungen einer Investition präsent sein muss.

In der frühen Phase einer Investition kann der größte Einfluss auf die Kosten genommen werden. In dieser Phase lässt sich jene Kostenstruktur entwickeln, die die Ziele des Investors, den Zeitplan, die Qualitätsanforderungen, die technologischen Bedürfnisse sowie die späteren Betriebsaspekte gleichzeitig berücksichtigt. In späteren Projektphasen können sich die Kosten natürlich weiterhin ändern, ihre Größenordnung ist dann jedoch nicht mehr grundlegend, und bei bewusster Kostenplanung bleiben sie beherrschbar.

Zwischen Kostenoptimierung und Kostensenkung besteht ein wesentlicher Unterschied. Während sich Kostensenkung in erster Linie darauf konzentriert, wie ein bestimmtes Material, eine Konstruktion oder ein System günstiger umgesetzt werden kann, betrachtet Kostenoptimierung den Gesamtwert. Dabei zählen nicht nur die Investitionskosten, sondern auch Wartung, Energieverbrauch, Betrieb und gegebenenfalls die spätere Verwertbarkeit. Ziel ist es nicht, die billigste Lösung zu finden, sondern Entscheidungen zu treffen, die unter Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus der Investition die Ziele des Entwicklers am besten unterstützen.

Dem Projektmanagement kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Je früher ein kostenorientierter Projektmanager in den Prozess eingebunden wird, desto größer ist die Chance, Risiken zu identifizieren und einen realistischen Kosten- und Terminplan zu entwickeln. Im Verhältnis zum Gesamtwert einer Investition ist das Honorar für das Projektmanagement relativ niedrig, meist etwa 3–5 Prozent. Gleichzeitig können bereits einige gut vorbereitete Entscheidungen diesen Aufwand mehrfach wieder einspielen. „Bei einer größeren Investition können beispielsweise die Baustelleneinrichtungskosten — Mobilisierung, Kraneinsatz, provisorische Einrichtungen oder die Gestaltung des Baufeldes — bis zu 10 Prozent des Projektwertes ausmachen. Wenn zu diesen Fragen bereits in der Vorbereitungsphase gut durchdachte Entscheidungen getroffen werden, kann dies allein erhebliche Einsparungen bringen. In der Projektmanagement-Auffassung der CÉH zRt. ist Kostenoptimierung daher keine nachträgliche Kontrolle, sondern eine fachliche Aufgabe, die ab den ersten Entscheidungen der Investition präsent ist”, sagte Árpád Kégl.

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Einsparpotenziale sind praktisch in jedem Element eines Projekts vorhanden. Bereits die Festlegung der Gebäudegröße, die genaue Ermittlung der technologischen Anforderungen oder die Grundrissgestaltung können erhebliche Auswirkungen auf die Kosten haben. „Es kann vorkommen, dass das geplante Gebäude größer ist, als es die darin betriebene Technologie oder die zu erfüllende Funktion tatsächlich rechtfertigen würde. In solchen Fällen errichtet der Investor nicht nur unnötige Flächen, sondern trägt auch deren konstruktive, gebäudetechnische, elektrotechnische und spätere Betriebskosten”, ergänzte Miklós Horváth.

Eine ähnliche Bedeutung hat die genaue Definition der gebäudetechnischen und elektrotechnischen Systeme. Bereits eine um ein Grad strengere Temperaturanforderung kann zu einem spürbaren Anstieg der Investitions- und Betriebskosten führen. Ebenso wichtig sind die Wahl der Gründungsart oder die Platzierung des Gebäudes auf dem Grundstück, da diese den Umfang und die Kosten der Erdarbeiten erheblich beeinflussen können.

Kostenüberschreitungen haben ihre Ursache häufig bereits in Fehlern, die während der Vorbereitung gemacht wurden. Dazu gehören ein ungenaues Investitionsprogramm, die Verwendung ungeeigneter Grundlagendaten oder unvollständig definierte Rahmenbedingungen. Ein weiteres häufiges Problem ist eine schlecht vorbereitete Ausschreibung, die den Bietern keine ausreichend präzisen technischen Inhalte liefert. In solchen Fällen können während der Ausführung leicht Streitigkeiten, Nachtragsforderungen und Mehrkosten entstehen.

Auch eine übermäßig optimistische Terminplanung kann ein erhebliches Risiko darstellen. Wird ein Auftragnehmer gezwungen, eine Frist zu akzeptieren, die nicht realistisch ist, können die Folgen später in Kostenüberschreitungen oder Qualitätsproblemen sichtbar werden. Änderungen auf Auftraggeberseite gehören ebenfalls zu den häufigsten kostensteigernden Faktoren. In einer fortgeschrittenen Projektphase hat jeder Tag seinen Preis: Auf der Baustelle warten Menschen, Maschinen, Lieferanten und geplante Prozesse aufeinander. Die Wirkung einer späten Entscheidung zeigt sich daher oft als Kettenreaktion in den Kosten.

Auch die Vertragsstruktur ist von besonderer Bedeutung. Der Erfolg einer Investition wird stark davon beeinflusst, wie die Risiken zwischen den Parteien verteilt werden. „Zu einseitige Bedingungen können kurzfristig für eine Partei vorteilhaft erscheinen, führen später jedoch leicht zu Streitigkeiten, Leistungsproblemen oder Preissteigerungen. Ein ausgewogenes Vertragssystem hilft gerade dabei, dass die Parteien mit einer realistischen und beherrschbaren Risikoverteilung zusammenarbeiten”, erklärte Árpád Kégl.

Risikomanagement ist heute einer der wichtigsten Bestandteile der Projektplanung. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben deutlich gezeigt, dass Wechselkursschwankungen, Änderungen der Rohstoffpreise oder auch Kapazitätsengpässe erhebliche Auswirkungen auf das Ergebnis einer Investition haben können. „In mehreren Projekten haben sich Preisindexierungslösungen als vorteilhaft erwiesen, bei denen das Risiko von Materialpreisänderungen nach einer im Voraus festgelegten Logik zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer aufgeteilt wurde. In anderen Fällen konnten Vorauszahlungen, Lagerhaltung oder die frühzeitige Beschaffung hochwertiger, preisrisikobehafteter Materialien eine Lösung darstellen”, sagte Miklós Horváth.

Die passende Ausschreibungsstrategie geht ebenfalls über den reinen Preiswettbewerb hinaus. In einer guten Ausschreibung konkurrieren nicht nur die Preise miteinander, sondern auch Qualität, fachliche Eignung des Auftragnehmers, Fristen und Vertragsbedingungen. Ziel ist nicht immer die Auswahl des billigsten Angebots, sondern die Ermittlung des insgesamt besten Angebots. Dies ist dann möglich, wenn die Anforderungen des Auftraggebers präzise sind, die Angebote vergleichbar sind, die Fristen realistisch sind und Risiken nicht verborgen, sondern bewusst in der Ausschreibung behandelt werden.

Kostenoptimierung erscheint daher heute nicht mehr als separate Aufgabe, sondern als Denkweise, die den gesamten Projektprozess durchzieht. Für den Investor liegt einer der größten Werte darin, dass Entscheidungen nicht isoliert, sondern in ihren Zusammenhängen getroffen werden. Größe, technischer Inhalt, Terminplanung und Vertragsstruktur eines Gebäudes wirken sich unmittelbar auf die Kosten aus, ebenso wie kostenbezogene Entscheidungen auf Qualität und Termine zurückwirken.

Als Projektmanagement-Partner behandelt die CÉH zRt. dieses System von Zusammenhängen auf der Seite des Investors. Die Aufgabe beginnt nicht mit dem Start der Ausführung, sondern bereits in der Vorbereitungsphase: mit der Ausarbeitung des Investitionsprogramms, der Festlegung des Kostenrahmens, dem Vergleich verschiedener Planungsoptionen und der Identifizierung von Risiken. Anschließend umfasst der Prozess die Entwicklung der Ausschreibungsstrategie, die Vergabe, die Ausarbeitung der Vertragsbedingungen, die Terminplanung, die Kostenverfolgung, die technische Überwachung und schließlich den Projektabschluss. Ziel ist es, dass der Investor nicht erst nachträglich mit den Folgen seiner Entscheidungen konfrontiert wird, sondern an jedem wichtigen Punkt auf Grundlage vergleichbarer technischer, finanzieller und terminlicher Informationen entscheiden kann.

Kostenoptimierung bedeutet daher nicht, einzelne technische Elemente durch billigere Alternativen zu ersetzen. Vielmehr geht es darum sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Kostenrahmens, in der gewünschten Qualität und fristgerecht realisiert werden kann. Anders formuliert: Die Frage lautet nicht, was man aus dem Projekt „herausnehmen” kann, sondern was dem Ziel des Investors über den gesamten Lebenszyklus hinweg am besten dient.

Dabei gewinnen digitale Werkzeuge zunehmend an Bedeutung. Einer der größten Vorteile der Bauwerksdatenmodellierung, also BIM, besteht darin, dass die verschiedenen Fachdisziplinen auf koordinierten Plänen arbeiten. Dies reduziert die Zahl der Planungsfehler, verringert Kollisionen und senkt das Risiko von Nachträgen während der Ausführung. Das sogenannte 5D-BIM unterstützt bereits direkt die Kostenplanung, da die mit dem Modell verbundenen Mengen genauere Kostenschätzungen ermöglichen. „In der Projektmanagement- und Planungspraxis der CÉH zRt. ist BIM besonders wichtig, weil die Arbeit der einzelnen Fachdisziplinen nicht isoliert, sondern in einem abgestimmten System erscheint. Dadurch kann die Auswirkung einer Änderung nicht nur in der jeweiligen Fachdisziplin, sondern auch in den verbundenen Bereichen schneller und transparenter verstanden werden”, erläuterte Árpád Kégl.

Künstliche Intelligenz kann auch in der Investitionsvorbereitung und im Projektmanagement immer mehr Aufgaben unterstützen. Sie kann beim Vergleich von Plänen, Kostenbudgets und Varianten, bei der Analyse von Abweichungen sowie bei der vorläufigen Bewertung der erwartbaren Folgen unterschiedlicher Entscheidungen helfen. Ziel ist es, dass Investorenentscheidungen zunehmend auf Daten und modellierten Szenarien beruhen.

All dies steht in engem Zusammenhang mit dem Lebenszyklusansatz. Eine Lösung, die auf den ersten Blick teurer erscheint, kann langfristig wirtschaftlicher sein, wenn sie niedrigere Betriebs- oder Instandhaltungskosten mit sich bringt. Gleichzeitig ist dies nicht in jedem Fall die richtige Entscheidung: Es kann vorkommen, dass für den Investor ein anderes Entwicklungselement eine höhere Rendite bringt. „Ein einfaches Beispiel: Eine bessere Wärmedämmung eines Gebäudes kann die Investitionskosten erhöhen, aber die späteren Heiz- und Kühlkosten senken. Für eine gute Entscheidung reicht es daher nicht aus, nur einen einzelnen Kostenpunkt zu betrachten; mehrere Szenarien müssen miteinander verglichen werden”, verdeutlichte Miklós Horváth.

Letztlich besteht das Wesen der Kostenoptimierung nicht darin, die Aufwendungen um jeden Preis zu senken. Vielmehr geht es darum, dass der Investor das gesamte Projekt überblickt und Kosten, Qualität, Termine und Betrieb gleichzeitig abwägt, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die Grundlagen für den Erfolg einer Investition werden nämlich in der Regel nicht am Ende der Bauausführung gelegt, sondern in der allerersten Phase des Projekts. Wer in dieser Phase die richtigen Fragen stellt, präzise plant und mit angemessener fachlicher Unterstützung entscheidet, kann später nicht nur Kosten sparen, sondern auch eine besser kalkulierbare, besser steuerbare und wertbeständigere Investition realisieren.

Der Artikel basiert auf unserem Beitrag, der am 3. Juli 2026 in HVG erschienen ist.